Presented by RACOON

「乗り心地は？」
「どクラウドです！」

というフレーズのCM、みなさんはご存知でしょうか。
kintone（キントーン）という、クラウド型のデータベースサービスのCMですが、現在は企業だけでなく、官公庁や医療機関、介護施設などでもkintoneの利用が増えているようで、2021年12月時点で22000件の契約数があるそうです。

弊社はこのクラウドサービスを2017年から導入しており、社内の情報共有や、案件の進捗管理に使っています。
kintoneは、会社専用のホームページに自分たちで作ったアプリを登録していく、という自由度の高い業務システムです。

すでにあるExcelやメールで出来るのでは？と思われる方も多いと思います。
弊社ではkintoneを導入してなにが変わったのか。
結論から言うと、業務スピードが圧倒的に上がりました。

・お客様を訪問する際の準備時間が1/10に
・クレーム対応の平均日数が1/3に
・データの入力時間が1/3に

業務スピードは、お客様への提案、対応件数、納期に直結します。
当社は、kintoneの導入でお客様満足度も向上することができました。

具体的な活用事例をご紹介します。

■お客様情報の集約で準備時間が1/10に

これまで、エクセルで各部署が個別に管理していたお客様との訪問記録、過去のお取引実績などをすべてkintoneに集約した結果、営業がお客様を訪問する際に、事前に情報収集する時間が1時間から5分になりました。その結果、お客様により多く、そして質の高いご提案が出来るようになりました。

■紙からkintoneでクレーム対応日数が1/3に

これまで、紙で作成、押印して提出していたクレーム報告書をkintoneに記録し、kintoneの持つワークフロー機能で承認申請を完了出来るようになりました。その結果、紙がなくなる心配や、承認者が長期間止めていることに気づかない、といった問題が発生しなくなりました。それだけでなく、誰が止めているか、が見えるようになったことで、担当者の意識も変わりどんどん対応が進むようになり、その結果クレーム対応日数が導入前の1/3の期間になりました。

■データ連携で入力作業が1/3に

お客様に納品した製品の修理情報、これまでは「機器情報」「お客様情報」「進捗管理」の3つのエクセルにそれぞれ似た情報を入力していました。それが、kintoneでは一つのアプリに入力するだけで、その他のアプリにも表示することが出来るようになります。

例えば、A製品はこれまでどれくらい修理されたか、前回このお客様に修理に訪問したのはいつか、この修理案件の現在のステータスはどこか、などが一つのアプリに入力するだけで、情報を収集することが出来ます。つまり、入力業務が1/3になりました。ひとつの業務だけでなく、すべての業務がこのような状態になりますので、全体的な入力作業がかなり減少しました。

kintoneの魅力はこれらの機能を自分たちで作ることが出来ることです。当社では現在50を超えるアプリを使用していますが、これらはすべて自社の社員だけで作成しています。
業務のことを一番理解している社員自らが作ることで、自分たちに合った、使いやすいアプリを作ることが出来ます。一度作った後もかんたんに修正できます。
もちろん、サイボウズさんや、kintoneのサポートをしてくれる方々に相談することも出来ますので、困ったことが合ってもほとんどのことは解決できます。

これまで、中小企業にはハードルの高かったデジタル化、システム化の一歩を踏み出す機会を与えてくれたkintoneには感謝しております。

今回ご紹介したのは、kintoneの持つ特徴の一例です。
これ以外にもkintoneの取組み、効果を知りたい、という場合は良ければ下記をご参照下さい。

■弊社の事業承継事例をkintoneの特設サイト及びWeb動画にまとめて頂きました。
#VS先代—私には、私のやり方がある。

■弊社のこれまでの取組みについて、サイボウズ株式会社様のイベントにて発表させていただきました。
Cybozu Circus 2021（サイボウズサーカス2021）

今年は品質文書の管理や生産工程の管理などをさらに精度を上げることができる仕組みを構築します。
今後もkintoneを含めたデジタル化を進め、品質を向上し、納期を短縮し、生産性を向上することで、お客様の課題を解決し、社会に貢献してまいります。